ما المقصود بالـ ATS؟ نظام تتبع مقدمي طلبات التوظيف

ما المقصود بالـ ATS؟ نظام تتبع مقدمي طلبات التوظيف هو محور حديثنا اليوم عبر هذه المقالة؛ حيث إن مراحل عملية التوظيف أصبحت في الوقت الحالي تتم بطريقة إلكترونية رقمية من أجل الحفاظ على عنصر الدِّقَّة والسرعة والشفافية في نفس الوقت، ومن أجل تسهيل إتمام عملية التوظيف وتتبع مقدمي طلبات الالتحاق بالعمل؛ تم استحداث بعض الأنظمة البرمجية التي يُمكن من خلالها إتمام تلك المهام بشكل رقمي ومنها نظام ATS الذي هو محور حديثنا، وسوف نوضح فيما يلي كافة المعلومات خاصته.

ما المقصود بالـ ATS ?

إن نظام ATS الذي يُعرف باسم نظام تتبع مقدم الطلبات – بالإنجليزية Applicant Tracking System – هو عبارة عن تطبيق برمجي وظيفته هي أن يتعامل مع مختلف مراحل عملية التوظيف؛ فيسهل عملية فرز العديد والعديد من ملفات السيرة الذاتية، ومن ثم اختيار ما يتوافق مع متطلبات الوظيفة محل طلب التوظيف.

وتعتمد حاليًا العديد من شركات ومؤسسات العمل الكبيرة منها والصغيرة على هذا النظام من أجل إتمام عمليات التوظيف خاصتها، وكان لأنظمة الـ ATS تأثير إيجابي كبير على سرعة عملية التوظيف، ولكن كان هناك ضريبة لهذا الأمر؛ فأصبح مقدمي طلبات التوظيف الباحثين عن عمل لزاماً عليهم معرفه كيفية عمل تلك الأنظمة لأن الذي يتحكم في وصول السيرة الذاتية المرسلة منهم للمؤسسة التي يسعون للالتحاق بها هو برنامج، لذا فعبور هذا البرنامج للوصول إلى مسؤولي التوظيف بالمؤسسة يتطلب معرفة محددة بكيفية عمله سنوضحها لكم بالفقرات التالية.

كيف يعمل نظام تتبع مقدمي طلبات التوظيف ATS

هذا البرنامَج يبدأ عمله منذ بدء تلقي طلبات التوظيف، ومن ثم الاعتماد على المعلومات التي قد تم تزويده بها لتنقيح تلك الطلبات، فيعتمد في هذا الأمر على كلمات مفتاحية – Keywords – وبيانات تجعله يقوم بترتيب السير الذاتية (سيفيهات) المرسلة من الأعلى احتمالية للقبول للأقل، وأخيراً المرفوض أصلاً لكونه خارج نطاق اهتمام مسؤولي التوظيف.

لذا فيجب أن تكون السيرة الذاتية المرسلة معدلة – optimized – لتتوافق مع لوغاريتم عمل نظام الـ ATS كي يصل لمسؤولي التوظيف من الأساس.

ويعتمد نظام تتبع المتقدمين إلى الوظائف ATS على منهجية مُحددة بآليات من أجل تنفيذ كافة مراحل عملية التوظيف بدقة وبشكل صحيح، ومساعدة أصحاب الشركات وأرباب المهن على اختيار الموظف المناسب بدرجة أكبر إلى الوظيفة المتقدم إليها وبطريقة أكثر سرعة ودقة في الوقت ذاته.

فيتم جمع وتحليل الطلبات وتخزينها وترتيبها وفقًا للاعدادات المسبقة للبرنامج؛ والتي يقوم المسؤولين بتزويده بها سواء من خلال قاعدة البيانات الخاصة بالشركة أو المؤسسة وما تبحث عنه في الموظفين الجُدد لأي وظيفة، أو من خلال الإدارة الطالبة للموظفين، ومن هنا لا يقوم أرباب العمل ومسؤولي التوظيف سوى بـِ مجموعة بسيطة من الخطوات التي تتطلب تدخل العنصر البشري من اجل إتمام مراحل التوظيف النهائية، ويأتي ذلك على النحو التالي:

إدخال الكلمات المفتاحية الرئيسية الخاصة بالوظيفة

إن تصفية طلبات التوظيف تُعد إحدى أشهر طرق الاختيار والمفاضلة بين المتقدمين إلى أي وظيفة، وهي بطبيعة الحال عملية مُرهقة عند القيام بها يدويًا، ولذلك يتم توفيرها عبر نظام تتبع مقدمي طلبات الوظائف الرقمي، وكما ذكرنا؛ يتم هنا إدخال بعض الكلمات المفتاحية الرئيسية إلى البرنامَج من أجل تصفية الملفات التي تحتوي عليها فقط.

وعلى سبيل المثال: إذا كان مسؤول التوظيف معني بالبحث عن (وظيفة: مدير شبكات – Network Administrator) على أن يكون لديه خبرة تزيد عن الـ 8 سنوات وحاصل على شهادة CCNA و CCNP من CISCO والـ MCSE من ’Microsoft ؛ فهنا يتم إدخال كلمات مفتاحية رئيسية مثل (Network Admin، MCSE، CCNA و 8+ Experience) وهكذا ؛ ومن ثم يتم عزل كافة السير الذاتية التي لا تحتوي على هذه الكلمات، وترتيب التي تحتوي على أكبر قدر من التوافق مع متطلبات الوظيفة – Matched – من الأعلى للأقل.

ملحوظة: من أجل جعل سيرتك الذاتية متوافقة قدر الإمكان مع متطلبات الوظيفة، قم بدراسة الوصف الوظيفي باعلان التوظيف جيداً واستخلص منه أهم الكلمات المفتاحية التي سوف تستهدفها، على أن تقوم بتعديلات بالسيرة الذاتية للتوافق مع هذه المتطلبات.

فحص نتائج خاصية الترتيب التلقائي

تقوم أنظمة تتبع مقدمي طلبات التوظيف بـِ شكل تلقائي بتحميل ملفات السيرة الذاتية المرسلة عبر الإيميل ووضعها بمكان محدد بالخادم، ثم عمل مقارنة بين السيرة الذاتية للمتقدمين وبين متطلبات الوظيفة المزود بها.

عبر هذه الخاصية؛ يتم تصنيف كل متقدم بناءً على مدى جودة سيرته الذاتية وتوافقها بشكل أكبر مع متطلبات الوظيفة، وعلى هذا؛ فإن مسؤول التوظيف هنا لن يلتفت سوى إلى الطلبات التي تأتي في مقدمة هذا التصنيف.

ومن الأمثلة على ذلك؛ نظام تتبع متقدمي الوظائف الخاص بـِ شركة تاليو Taleo الأمريكية للبرمجيات والذي يطلق على تلك الخاصية اسم Req Rank حيث إنه يُعطي نتائج مرتبة وفقُا للفرد الذي يتمتع بالدرجة التي هي أكبر من التوافق مع متطلبات الوظيفة كما يظهر في الصورة التالية:

وهناك برامج ATS شهيرة أخرى تلجأ إليها الشركات و منشآت الأعمال بمختلف أحجامها من أجل تحقيق هذا الهدف، ولعل أشهرها من حيث الحصة السوقية SmartRecruiters ، Zoho Recruit ، iCIMS ، Workable.

وتساعد تلك الأنظمة أرباب العمل على فحص السير الذاتية الخاصة بالأفراد ذات التطابق الأكبر مع الوظيفة فقط مباشرةً دون الحاجة إلى فحص آلاف طلبات التوظيف وملفات السي في التي تصلهم عند الإعلان عن أي وظيفة جديدة.

استعراض طلبات التوظيف المنتقاة عبر ATS

يقوم مسؤولي التوظيف بإلقاء نِّظْرة على كل طلب توظيف يأتي عبر نظام ATS، حيث يتم بشكل سريع التعرف على النِّقَاط البارزة في السيرة الذاتية للمتقدم مثل المؤهلات والمهارات والمسميات الوظيفية التي شغلها والشركات التي قد عمل بها، ومن ثم تحديد ما إذا كان المتقدم مؤهل للوصول إلى الخطوة التالية باجراء مقابلة شخصية معه من عدمه، وفي غالب الأمر لا يستغرق مسؤولي التوظيف أكثر من 6 ثوان في مطالعة السيرة الذاتية الواحدة، على أن تكون عملية الاختيار والمفاضلة بين المترشحين للوظيفة محصورة بين عدد قليل من الأفراد، وعلى هذا تكون عملية الاختيار النهائية أكثر سهولة.

الجدير بالذكر أنه عندما يقوم مسؤول التوظيف بعمل قبول (Approve) للمتقدم يتم نقله من قِبَل الـ ATS بشكل تلقائي إلى مكان مخصص للسير الذاتية المقبولة على أن يقوم النظام بانشاء ملف (Application) لكل شخص تم قبوله به أهم المعلومات عنه وجهات الاتصال معه يستخلصها من ملفات السيرة الذاتية بشكل آلي، كما يمكن برمجته لارسال إيميل بشكل آلي سواء بالرفض للمتقدمين الذين تم رفض طلباتهم، أو بالقبول والانتقال للمرحلة للتالية للمقبولين.

مميزات استخدام نظام تتبع مقدمي طلبات التوظيف

من أهم المميزات التي تأتي بها أنظمة Applicant Tracking Systems والتي قد أعطتها التميز والأهمية الكبيرة، ما يلي:

• يُعد النظام هو أفضل أنظمة الأتمتة والتصنيف الوظيفي لأنه يعتمد على الذكاء الاصطناعي وتقنيات حديثة متطورة جعلت نسبة الخطأ به منخفضة جدًا عند المقارنة مع باقي برامج التوظيف.
• يُساعد النظام إلى حد بعيد على تبسيط الأمور وتحقيق درجة النظام المطلوبة في آلية اختيار الموظفين داخل الشركات بشكل يُحافظ على وقت الشركة ويُساعدها في الوقت ذاته على الوصول إلى الأفضل من بين جميع المتقدمين إلى العمل بها.
• نظرًا إلى تعرض العديد من الكفاءات إلى الجور والظلم واختيار من هم أقل في الكفاءة بسبب غياب الشفافية والعدالة في اختيار الموظفين؛ فإن الشركات صاحبة الريادة في وقتنا الحالي والتي تبحث في المقام الأول عن الكفاءة والمهارات الحقيقية؛ أصبحت تعتمد اعتمادًا تامًا على أنظمة تتبع طلبات التوظيف؛ وذلك من أجل تطبيق مبدأ النزاهة والشفافية والاعتماد على الكفاءة فقط عند اختيار الموظفين الجدد.
• لا يقتصر الأمر على مجرد فرز ملفات السِيَر الذاتية وعرض أفضلها فسحب؛ بل إن بعض الأنظمة تتضمن العديد من الخصائص الإضافية مثل ترتيب وجدولة مواعيد المقابلات الشخصية للأفراد الذين تم ترشيح ملفات السيرة الذاتية خاصتهم للوظيفة، إلى جانب إرسال نتائج الرفض أو القبول إلى الموظفين الجدد وغيرهم الكثير من المميزات المهمة.

إرشادات التعامل مع ATS للمتقدمين إلى الوظائف

هناك مجموعة من النصائح والإرشادات التي لا بُد من الهمس بها في أذن أي موظف جديد يسعى إلى الالتحاق بالعمل في إحدى الشركات، وخصوصًا الشركات الكبرى لأنها من المؤكد تعتمد على نظام تتبع مقدمي طلبات التوظيف، ومن أهم تلك الإرشادات ما يلي:

• إن برنامَج ATS على الرغم من دقته؛ إلا أنه عبارة عن خوارزميات آلية رقمية تبحث عن هدف مُحدد فقط، مما يُعني أن وجود أخطاء إملائية على سبيل المثال في السيرة الذاتية ربما يؤدي إلى استبعاد الموظف على الرغم من تمتعه بأهم متطلبات الوظيفة، وعلى سبيل المثال، عند البحث عن كلمة (مدير تنفيذي) عبر نظام ATS، وكانت السيرة الذاتية تحتوي على نفس العبارة ولكن بخطأ إملائي مثل (مدير تفيذي) أو غير ذلك؛ فمن المؤكد أن السيرة الذاتية سوف يتم استبعادها، لذلك لا بُد من تحري الدِّقَّة فيما يخص القواعد الإملائية داخل مِلَفّ السيرة الذاتية وطلب الالتحاق بالعمل.
• يعتمد البعض على غياب العنصر البشري في آلية البحث عبر خوارزميات نظام ATS، وعلى هذا؛ يقوموا بـِ إضافة الكلمة المفتاحية التي من المنتظر أن يبحث عنها النظام داخل ملفات السيرة الذاتية، حتى وإن لم يكن لهم عَلاقة بها وربما يضعها البعض بشكل مخفي من خلال كتابتها داخل ملف ال CV وتلوينها باللون الأبيض، أو المبالغة في كتابة الكلمة المفتاحية داخل المِلَفّ ليضعهم تصنيف ATS في المقدمة، وعلى الرغم أن طرق الخداع هذه قد لا يلحظها النظام؛ إلا أنها قد تُعرِّض الموظف إلى الرفض في أثناء إتمام باقي مراحل التوظيف الأخرى.

مصادر: Job Scan ، LinkedIn ، The Balance Careers ، Technology Advice