كيف تقوم الشركات بالتوظيف؟ خطوات التوظيف من البحث إلى التعيين

سواء كنت تبحث عن وظيفة جديدة وتريد فهم كيفية سير خطوات التوظيف من البحث إلى التعيين ، أو كنت مسؤول بادارة الموارد البشرية بشركةٍ ما، وتسعى لوضع خطة تنفيذية من أجل إدارة الوظائف الشاغرة بالشركة، وكيفية ملئها باشخاص ذوي كفائة وقدرة على تحقيق أهداف المؤسسة، فبالتأكيد هذه المقالة لك.

من خلال الفقرات التالية سنوضح كيف تقوم الشركات بالتوظيف ، بدءاً من تحديد حاجة الشركة إلى تخصصات بعينها، مروراً بالعديد من المراحل ككتابة اعلان التوظيف وتصفية السير الذاتية للأشخاص المتقدمين وغير ذلك من المراحل، وانتهاءً باختيار ذوي الكفائة واستلام هؤلاء الأشخاص لتلك الوظائف.

خطوات التوظيف من البحث إلى التعيين

من الطبيعي أن يكون لكل شركة خطوات التوظيف الخاصة بها، والتي تتناسب مع سياسات تلك الشركة والرؤية التي تسعى لتحقيقها بسوق العمل، ولكننا قمنا بوضع خطوات شاملة مستندين لأهم ما جاء بموقع Smart Recruiters فيما يخص الخطة التوظيفية، بالتأكيد يمكنك أن تجد شركات تكتفي بجزء فقط من الخطوات وترك الجزء الآخر، ولكن فلتعتبر هذه الخطوات المرجع الشامل لخطوات التوظيف كلها، ونبدأ بذكرها تباعاً بالترتيب الزمني لحدوثها من خلال النقاط التالية:

1- تحديد الحاجة الوظيفية

في البداية، يتم تحديد الوظائف التي تكون الشركة بحاجة لتعزيز صفوفها بأصحاب المهارات والخبرات بسوق العمل، ويتم ذلك بصورة رئيسية من قِبَل إدارة الموارد البشرية في غالب الأمر، كما أنه من الممكن أن تقوم الإدارات التي بها نقص بالعمالة بتقديم طلب لإدارة الموارد لإدارة عملية التوظيف لتعويض هذا النقص بالعمالة.

بالطبع تكون إدارة الموارد البشرية على إطلاع دائم بسياسات الشركة، والتوفيق بين مدى حاجة الإدارات المختلفة لشغل هذه الوظائف، والأخذ في الاعتبار السياسة المتبعة بالشركة إذا ما كانت تسعى لترشيد النفقات لأي ظروف اقتصادية، فيتم حينها الموازنة بين الحاجة والترشيد للوصول إلى العدد الذي يحقق الحل الأمثل لسد العجز ومراعاة وضع الشركة الاقتصادي.

2- وضع خطة توظيفية

الحاجة الوظيفية لشغل مناصب بعينها ليست وحدها كافية لبدء العملية التوظيفية، فيمر القرار بعدة موافقات من المسؤولين عن شغل هذه المناصب سواء من إدارة الموارد البشرية، أو من الإدارة التي بها هذا المنصب الشاغر، أو في بعض الأحيان الإدارة العليا للشركة نفسها لما لهذا القرار من ثقل في المؤسسات المختلفة.

وحين يتم الحصول على الضوء الأخضر لبدء عملية التوظيف، تقوم إدارة الموارد بوضع الخطة التوظيفية كاملة لشغل هذا المنصب (هذه المناصب) ، فيتم تحديد اسماء الفريق المسؤول عن إدارة الخطة، وتحديد المراحل التي ستمر بها، والتأكد من خلوها من أي معوقات قد تؤخر من سيرها.

3- كتابة الوصف الوظيفي للوظائف الشاغرة

يتم كتابة الوصف الوظيفي Job Description لكلٍ من الوظائف المطلوبة والمتطلبات الوظيفية بالتعاون بين إدارة التوظيف والإدارات التي بحاجة لهذه الوظائف، فيتم تحديد المؤهلات المطلوب توافرها بالشخص المتقدم، والخبرات التي يجب أن يمتلكها، والمواصفات الشخصية التي يجب أن يتحلى بها ليتماشى مع سياسات الشركة ورؤيتها، ويمكن أيضاً أن يتضمن الوصف الوظيفي مزايا العمل بالمؤسسة، والمرتب الذي سيحصل عليه من يشغل هذا المنصب بعد تعيينه، ليتم صياغتها بالنهاية بطريقة احترافية.

4- نشر اعلان التوظيف

لنشر الاعلان الوظيفي طرق عديدة ودرجات متفاوتة، ويتم تحديدها وفقاً لبعض المعايير؛ منها مدى توافر الأشخاص المناسبين لشغل هذه الوظائف، فكلما كان ايجاد مثل هؤلاء الأشخاص أصعب، كلما كان نشاط الشركة في نشر مثل تلك الإعلانات أكبر للوصول لشريحة أكبر، وبالتالي زيادة فرصة الحصول على المبتغى بالشخص المناسب.

هناك شركات تكتفي بعمل اعلان داخلي بين الموظفين الحاليين بالشركة على اعتبار أن هؤلاء الموظفين سيقومون بنشر هذا الاعلان على مختلف المعارف ووسائل التواصل الاجتماعي، وفي الغالب لا يلجأ لذلك سوى الشركات ذائعة الصيط التي تعلم أن لها العديد من المتابعين الذين ينتظرون لحظة صدور إعلان.

وهناك شركات حكومية يكون لزاماً عليها أن تقوم بنشر الإعلان الوظيفي بأحد الصحف الرسمية بالدولة، فتلجأ إلى هذا الأمر حتى وإن لم تكن بحاجة إليه تجنباً لأي مسائلة قانونية.

كما تقوم العديد من الشركات بنشر اعلان التوظيف على الموقع الرسمي لها، والصفحات الرسمية عبر وسائل التواصل الإجتماعي خاصة عبر موقع LinkedIn، أو عبر التواصل بمختلف الـ Job Fairs التي يتم عقدها بصورة دورية، كما يكون هناك تعاقدات بين المؤسسات المختلفة ومواقع التوظيف الكبرى ، فتقوم هذه الشركات بنشر الاعلان بهذه المواقع التي يكون لديها قاعدة بيانات عريضة للعديد ممن يبحثون عن عمل، ومن خلالها يتم استلام السيرة الذاتية لكل المتقدمين.

طرق أخرى للوصول لشرائح بعينها

هناك العديد من الشركات التي تسعى للوصول إلى ذوي خبرات كبيرة لشغل مناصب لديها، ويكون من الصعب الوصول إليهم عبر إعلانات التوظيف المعتادة، حينها يلجأ مسؤولي التوظيف بتلك المؤسسات للتواصل مباشرة مع ذوي السير الذاتية القوية، ولا يوجد ما هو أفضل من لينكدإن بهذا الأمر، فيبدأ فريق التوظيف بالبحث عن كلمات مفتاحية توصلهم للصفحات الشخصية لهؤلاء من ذوي الخبرات، ويتم التواصل معهم بصورة مباشرة.

كما قد تلجأ الشركات في مثل هذه الحالات إلى الاعتماد على متخصصين بهذا الأمر إما شركات توظيف معتمدة، أو من يعملون بصورة حرة بمجال التوظيف، ويُطلق عليهم Recruiters، وهم يقضون العديد من الساعات بصورة يومية من أجل الوصول إلى الشرائح المختلفة من ذوي الخبرات وغيرهم ممن يبحثون عن وظائف شاغرة.

5- تصفية السير الذاتية للمتقدمين

بالطبع تملك معظم الشركات آليه لاستلام طلبات التقديم على الوظائف؛ إما عن طريق ارسال السيرة الذاتية عبر الايميل، أو عبر الموقع الرسمي، أو غير ذلك، بالنهاية يكون هناك نظام ATS أو ما يسمى بالـ Applicant Tracking System.

من خلالها يتم تصفية السير الذاتية وترتيبها حسب توافقها مع الوصف الوظيفي للوظائف الشاغرة، كما يتم تقسيمها لمجموعات وغير ذلك من مميزات هذه الأنظمة التي تيسر الكثير على مسؤولي التوظيف، وبنفس الوقت تكون عائقاً ببعض الأوقات للمتقدمين؛ فترسل السيرة الذاتية الخاصة بهم في نهاية الترتيب لعدم كتابتها بطريقة صحيحة تتوافق مع هذه الأنظمة الحديثة.

بعد ذلك يستمر فريق التوظيف بمطالعة ملفات السيرة الذاتية للمتقدمين حسب ترتيبها من قِبَل برنامج الـ ATS، واختيار الأنسب منها طبقاً لمدى توافقها مع متطلبات الوظيفة.

6- التواصل عبر الهاتف وعمل تصفية أولية

بعض الشركات تكتفي بالتواصل لاخطار الشخص المرشح باختيار أحد المواعيد المناسبة لاجراء مقابلة عمل من أجل الوظيفة المتقدم لها، وبعضها تجعل من هذه المكالمة الهاتفية بمثابة مقابلة شخصية مصغرة عبر الهاتف، من خلالها تقوم بعمل تصفية أولية للمتقدمين، وإزالة من يتضح عدم تناسبه مع الوظيفة من البداية من خلال الهاتف، وقبل حتى إجراء مقابلة شخصية تقليدية.

7- اختبار تحريري للمتقدمين

في العديد من المؤسسات، خاصة إذا كانت الوظائف المطلوب شغلها ذات شِق فني أو تقني، يتم عمل اختبار تحريري أو من خلال الحاسب الآلي، يقوم الشخص المتقدم بالإجابة على الأسئلة التي به، والتي في غالب الأمر تقيم ثلاثة أشياء؛ أولها الجانب الفني للمتقدم، وثانيها القدرات اللغوية لديه، أما الثالث فتكون اسئلة لاختبار الـ IQ لقياس القدرات العقلية للمتقدم.

8- اجراء المقابلات الشخصية

يتم تشكيل لجنة من أجل اجراء المقابلات الشخصية للمتقدمين لتقييمهم واختيار الأنسب بينهم لشغل الوظائف الشاغرة، وفي غالب الأمر يتم تكوين اللجنة من ثلاثة أشخاص هم المدير المباشر لهذه الدرجة الوظيفية، ومسؤول بقسم التوظيف بادارة الموارد البشرية، وعلى رأس اللجنة يكون رئيس القسم الذي به تلك الوظيفة.

فتبدأ تلك اللجنة باستقبال المتقدمين بمواعيد محددة مسبقاً، ويتم توجية أهم أسئلة المقابلات الشخصية ، والتي تستطيع اللجنة من خلالها تقييم المتقدمين على أن تتنوع الأسئلة بين الجانب الفني والجانب الإداري، ومن خلال أداء المتقدم بالمقابلة الشخصية، والاختبار التحريري، يتم ترتيبهم من الأعلى للأقل.

9- التواصل مع الـ References

بعد ترتيب المتقدمين، يتم التواصل مع الـ References لكلٍ منهم للتأكد من بعض النقاط التقيمية، فمثلاً إذا كان الـ Reference الخاص بك هو مدير سابق لك، وقد قام بالثناء عليك والتأكيد على كفائتك، فسيكون هذا بمثابة تتميم لعملية الإختيار، وإن كان الرأي سلبي فقد يعيقها.

10- اختيار أفضل المتقدمين

بعد الثلاث خطوات السابقة، تكون الصورة قد اكتملت بوضوح لمن هم أنسب المتقدمين للوظائف الشاغرة، على أن يتم الإتفاق بين جميع أعضاء اللجنة على اختياراتهم، والوصول إلى صيغة توافق بينهم إذا كان هناك اختلافات في ترتيبهم للمتقدمين، فتتم التسوية لتخرج إلى النور بالنهاية اللائحة التي تحوي أسماء المتقدمين الذين تم قبولهم للوظائف الشاغرة.

11- الكشف على المقبولين

بعد إخطار المقبولين، من الطبيعي أن يتم الكشف عليهم من الناحية الطبية، وأيضاً الجنائية للتأكد من خلو صحيفتهم من أي أفعال مشينة أو جرائم تقلب الأمور رأساً على عقب، وبعد انتهاء الكشف بنجاح، يتم الارسال لهؤلاء لاستلام العمل.

12- إمضاء عقود العمل والتعيين

بالنهاية، يأتي الأشخاص الذين نجحوا باجتياز كل تلك المراحل التي تم ذكرها، ليقوموا بالإمضاء على عقود العمل الخاصة بهم، والتي ستنظم العلاقة بينهم وبين المؤسسة، وتحدد مسؤولياتهم وواجباتهم تجاه العمل، وأيضاً حقوقهم بالعمل، والراتب الذين سيحصلون عليه مقابل العمل في الشركة.

بالنهاية، نود أن نؤكد على أن تلك الخطوات تشمل الصورة العريضة لتتصور كيف تقوم الشركات بالتعيين ، ولكن من الطبيعي أن تقوم بعض المؤسسات باسقاط بعض الخطوات وابتكار الأخرى لتصمم خطوات التوظيف الخاصة بها من البحث إلى التعيين.