كيفية كتابة الوصف الوظيفي هي مهارة يجب أن يتقنها جيدًا كل مسؤول توظيف بمؤسسة أو مدير موارد بشرية يرغب في الوصول إلى الموظف المناسب والأكثر كفاءة لأي وظيفة خالية لديه بأحد الإدارات التابعة للمؤسسى التي يعمل لديها.
ولقد أشار أصحاب الخبرات بمجال الأعمال والتوظيف إلى بعض النِّقَاط المهمة التي ينبغي تضمينها في نموذج الوصف الوظيفي لكي يكون بالفعل سليم واحترافي ويحقق الهدف المنشود منه، ونتطرق عبر موقع KickCareer إلى طريق كتابة وصف وظيفي لأي وظيفة بالتفصيل.
ما هو الوصف الوظيفي؟
بادئ ذي بَدْء يجب معرفة أن الوصف الوظيفي (بالإنجليزية: Job Description) هو نموذج مُوجه من صاحب العمل أو مسؤول التوظيف إلى الموظف المحتمل بالمؤسسة؛ فهذا الوصف هو الذي يتم إعداده وطرحه في النموذج الخاص بالإعلان عن أي شواغر.
ويتم به توضيح اسم الوظيفة وأهم المهام المنوط بها الموظف في هذه الوظيفة والمؤهلات المطلوبة ومستوى الخبرات والشروط وغيرها.
وعلى هذا؛ فإنه لن يتقدم إلى تلك الوظيفة إلا الأفراد الذين تنطبق عليهم الشروط، وهذا من شأنه أن يُساعد بالطبع على تسريع عملية التوظيف مما يُوضح مدى أهمية كتابة الوصف الوظيفي لأي وظيفة بشكل شامل وصحيح.
كيفية كتابة الوصف الوظيفي
في ضوء ما قد طرحه الخبراء في مجال التوظيف عن مواصفات وعناصر الوصف الوظيفي؛ فإنه ينبغي الاهتمام بالنقاط التالية عند إعداد أي وصف وظيفي لأي وظيفة في أي مجال عمل:
عنوان الوظيفة (المسمى الوظيفي)
لن يلتفت الباحثين عن عمل إلى إعلان أي وظيفة إلا إذا كان لها عنوان ومسمى وظيفي واضح، ومن ثم؛ سوف يهتم الفرد بمتابعة قراءة إعلان الوظيفة كاملًا. ويجب أن يكون هذا العنوان متضمنًا على الكلمة الرئيسية لهذا المنصب، مثال على ذلك: أخصائي تسويق عقاري، مدير علاقات عامة، محاسب قانوني، أو غيرها.
وصف موجز جذاب للوظيفة
هو أهم أجزاء نموذج الوصف الوظيفي على الإطلاق، لأنه في هذا القسم من الوصف الوظيفي؛ سوف يقوم صاحب العمل أو مسؤول الموارد البشرية بكتابة وصف مختصر وجذاب في الوقت ذاته لهذه الوظيفة.
وهذا الوصف يجب أن يكون مشتملًا على تطلعات الشركة لمن سوف يلتحق بهذا المنصب، مع الإشارة إلى المهام الخاصة بهذه الوظيفة بشكل واضح ومحدد، والتطرق أيضًا إلى إضافة بعض التفاصيل حول ثقافة العمل داخل الشركة وحرصها على اختيار موظفيها بعناية وتوفير كل سبل النجاح في العمل لهم.
ولا بد من التأكد أن هذا الوصف جذاب ويشجع (الباحث عن عمل) على قراءة إعلان التوظيف كاملًا. حيث أنه إذا كان العنوان جذاب ولكن الوصف الوظيفي ممل أو مُنفِّرْ؛ فلن يقوم القارئ باستكمال القراءة لباقي متطلبات أو تفاصيل وصف الوظيفة.
توضيح مهام ومسؤوليات الوظيفة
عند كتاب الجزء الخاص بالواجبات والمسؤوليات الملقاة على عاتق أي شخص سوف يلتحق بهذه الوظيفة، لا بد من وضعها في إطار متوازن؛ حيث يجب عدم المبالغة في عدد المسؤوليات التي سوف يتحملها الموظف، وعدم المبالغة أيضًا في تقليل عدد الواجبات والمسؤوليات.
وإنما ينبغي الحفاظ على نقطة توازن من أجل تعزيز درجة مصداقية الشركة وتحفيز الموظفين الأكْفاء للسعي من أجل الالتحاق للعمل بها.
ومن الإرشادات التي ينبغي الالتزام بها قدر الإمكان في كتابة هذا القسم من الوصف الوظيفي، ما يلي:
- كتابة كل المسؤوليات في صورة نِقَاط مختصرة وواضحة.
- ترتيب المسؤوليات وفقًا للأكثر أهمية أولًا.
- توضيح الواجبات الضرورية والأساسية فقط.
- عدم التطرق إلى أي مسؤوليات فرعية خارج إطار الوظيفة.
- إذا كان الإعلان موجه للرجال والنساء؛ فيجب الالتزام بصيغة مخاطبة لغوية محايدة قدر الإمكان.
توضيح المؤهلات المطلوبة
كل وظيفة تتطلب أن يكون من سوف يلتحق بها حاصلًا على بعض المؤهلات الدراسية المتوافقة مع مجال العمل؛ سواء من أجل وجود حق قانوني لمزاولة المهنة، أو من أجل وجود العلم النظري والأكاديمي المُؤهِل للنجاح في هذا العمل.
ولا بد من توضيح الدرجة العلمية المطلوبة للوظيفة بشكل واضح، مثال على ذلك، كتابة: بكالوريوس في المحاسبة، ماجستير في الكيمياء، ماجستير في إدارة الأعمال، بكالوريوس في الهندسة المدنية، وهكذا.
توضيح مستوى الخبرة المطلوب
أن مستوى الخبرة من العوامل الفاصلة دائمًا في قَبُول الموظفين الجدد في أي مؤسسة عمل؛ سواء شركة قديمة أو ناشئة، ومن هنا ينبغي تحديد عدد سنوات الخبرة المطلوبة في نموذج الوصف الوظيفي بوضوح، وتحديد مستوى الخبرة أيضًا؛ حيث أنه قد يكون هناك وظيفة تتطلب موظف محترف، وأخرى تتطلب موظف مبتدئ.
مثال على ذلك كتابة: مطلوب خبير تقنية معلومات، أو مطور تطبيقات ويب مبتدئ، وهكذا.
توضيح الشهادات التدريبية والمهنية والإعتمادات المطلوبة
بعض الوظائف تشترط حصول المتقدم إليها على بعض الشهادات التدريبية أو إعتمادات؛ سواء المرتبط بمجال العمل ذاته أو الخاصة بإتقان بعض اللغات الأجنبية أو غيرها.
فضًلا عن أن بعض الوظائف مثل المتعلقة بالمجال الصحي تتطلب الحصول على بعض الشهادات المهنية مثل تصريح بمزاولة المهنة أو رخصة العمل.
المهارات المطلوبة للوظيفة
هناك وظائف تتطلب وجود احترافية في مهارات التواصل الإيجابي مع الآخرين، والبعض الآخر يتطلب مهارات التعامل مع الحاسوب والإنترنت والتعامل مع الأرقام، وهكذا فإن كل وظيفة تتطلب مهارة خاصة واحدة أو أكثر لا يمكن التنازل عنها من أجل النجاح في مهام هذه الوظيفة، لذلك فإنه من الضروري أن يتم تضمين هذه المهارات بوضوح في نموذج الوصف الوظيفي.
بيانات التواصل مع الشركة
بعد الانتهاء من صياغة النِّقَاط والعناصر السابقة، ينبغي أن يتم وضع كافة سبل التواصل المتاحة مع الشركة سواء عنوان البريد الإلكتروني أو رَقْم الهاتف الثابت أو المحمول أو الرمز البريدي وأيضًا عنوان مقر المؤسسة، واسم الموظف المسؤول عن التواصل مع الموظفين المحتملين أيضًا حتى تكون عملية التواصل مع الشركة للتقدم إلى هذه الوظيفة سلسة وسريعة.
التأكد من عدم وجود أخطاء
إن مؤسسة العمل لا تلتفت مطلقًا إلى السيرة الذاتية التي يوجد بها أخطاء أو غير الاحترافية. وبالمثل؛ فإن الباحث عن عمل لن يلتف إلى الوصف الوظيفي المملوء بالأخطاء أو غير الاحترافي ظناً منه أنه إعلان توظيف وهمي أو أداة للنصب.
غير أن هذا الوصف الوظيفي هو أول انطباع لأي باحث عن عمل عن الشركة، لذلك لا بد من مراعاة كافة عوامل صياغة نموذج وصف وظيفي سليم وصحيح ومتقن خالي من أي أخطاء؛ سواء على مستوى الصياغة والأسلوب، أو على المستوى اللغوي.
نموذج وصف وظيفي جاهز
ربما يساعد الاطّلاع على نموذج الوصف الوظيفي الجاهز؛ على إعداد نموذج وصف وظيفي احترافي ومتكامل العناصر لأي وظيفة، ولكن يجب مراعاة أن عناصر وأجزاء الوصف الوظيفي قد تتضمن على معلومات ومهام عمل وتفاصيل تختلف من وظيفة إلى أخرى وفقًا لمجال العمل وسياسة العمل داخل كل مؤسسة، ويمكن الحصول على نموذج وصف وظيفي جاهز باللغة الإنجليزية “من هنـا” وباللغة العربية “من هنــا“.
