اسرار الناجحين في إدارة الوقت بشكل سليم

اسرار الناجحين في إدارة الوقت بشكل سليم ، تُعد مهارة إدارة وتنظيم الوقت من أهم عوامل النجاح ليس في الحياة العملية فحسب؛ وإنما في كل جوانب ونواحي الحياة، وعلى الرغم أنها مهارة هامة ومميزة؛ إلا أن الكثيرين يخفقون في تنفيذها، مما يوضح ضرورة الإطلاع على أهم الخطط التي اتبعها من تمكنوا بالفعل من امتلاك تلك المهارة بنجاح، ومن هذا المنطلق؛ سوف يعرض لكم موقع Kick Career عبر السطور التالية أهم اسرار الناجحين في إدارة الوقت بشكل سليم

اسرار الناجحين في إدارة الوقت بشكل سليم

الرجوع إلى خبرات وتجارب الآخرين وخصوصًا الناجحين والتعرف على أسرار نجاحهم هو أمر هام لأي شخص يُريد أن يبدأ حياته المهنية بشكل صحيح، وقد أجمعوا على أن أسرار إدارة الوقت بنجاح تكمن في النقاط التالية:

التركيز على المهمة الحالية دون التالية

التركيز في أكثر من مهمة واحدة في آن واحد هو أحد أهم أسباب تضييع الوقت هباءً دون إنجاز أي مهمة أو التقدم في عدد المهام المطلوب إنجازها، وبالتالي؛ يجب أن يتم تخصيص وقت محدد لتنفيذ كل مهمة دون الالتفاف طوال هذا الوقت الزمني إلى أي مهمة أخرى قادمة، حتى لا يُصاب الفرد بالتشتت الذهني ويتسرب الوقت من بين يديه هباءً دون  إنجاز عدد المهام المطلوبة.

لا تستخدم قائمة المهام

على الرغم أن الكثير من الأشخاص مؤمنون بأن استخدام قائمة المهام من أهم الأمور التي تُساعد على تنظيم الوقت؛ إلا أن هذا الإجراء في حقيقة الأمر قد يشوبه بعض الانتقادات، لأن النظر في قائمة المهام في بداية اليوم أو بداية وقت العمل على سبيل المثال؛ قد يُصيب الإنسان بالإحباط ويجعله غير قادر على أن يتخذ خطوة البداية لأنه يعلم بكم المهام والأنشطة التي لا بُد من تنفيذها والعبء الواقع على عاتقه، وبالتالي، فإن الحل الأمثل هنا هو أن يقوم الفرد بتحديد المهمة الأولى وتقدير وقت زمني مُحدد لها وبعد الانتهاء منها يُحدد مهمة أخرى ووقت زمني خاص بها أيضًا لا يتعداه وهكذا إلى أن ينتهى من كل مهامه اليومية.

تقليل عدد الاجتماعات

بعض مديري الشركات يعتقدون خطأً أن عقد عدد كبير من الاجتماعات بشكل مستمر هو أمر مُثمر؛ ولكن في حقيقة الأمر؛ أن عقد اجتماع واحد يحمل المعلومات الهامة والأساسية المراد توصيلها إلى فريق العمل من شأنه أن يُساعد على توفير الوقت ومن ثم القدرة على إنجاز عدد أكبر من المهام دون تضييع الوقت في اجتماعات متتالية ليست ذات فائدة، وبالتالي؛ إذا كنت مدير مؤسسة عمل خاصة أو عامة، فعليك أن تحرص على عدم الإسراف في عقد اجتماعات غير هامة وإنما قم بالتركيز فقط على عقد اجتماع واحد أو اثنين في كل شهرعلى الأكثر.

تواصل اجتماعي محدود

التواصل الاجتماعي والزيارات العائلية وزيارات الأصدقاء الدائمة والمتكررة التي تستهلك الوقت أحياتاً تكون سبب رئيسي لتضييع الوقت وتكدس المهام، وبالتالي؛ يجب العمل على تقدير الاجتماعات العائلية اليومية حتى تكون في أيام العطلات أو بمعدل منضبط على مدار الأسبوع.

وقد يرى البعض أن هذه النصيحة تفتقر إلى الذوق العام وتأتي بمعنى مُضاد لصلة الرحم، ولكن في حقيقة الأمر أن هذه النصيحة لا تدعو إلى قطع الرحم وإنما هي تدعو فقط للتقليل من الاجتماعات العائلية الكبيرة والمتكررة يوميًا لأنها تحول دون توفير وقت مناسب لتنفيذ المهام والأنشطة اليومية الأساسية.

غلق مواقع التواصل الاجتماعي أثناء العمل

ومن جهة أخرى؛ تعتبر مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة من أكبر أسباب تضييع الوقت والجهد في الوقت الحالي؛ ولاسيما أنها طريقة تواصل مجانية ما يجعل الكثير من الأشخاص يمضون أوقات طويلة في تصفحها والتواصل مع الآخرين، وهذا أمر بالطبع يؤثر سلبيًا على قدرة الفرد على أداء عمله إذا استمر إلى الولوج إلى تلك المواقع ومتابعة الإشعارات المختلفة أثناء العمل.

وبالتالي؛ يجب الحرص على عدم فتح مواقع التواصل الاجتماعي إلا بعد الانتهاء من العمل ولفترة زمنية قصيرة لا تؤثر على معدل التركيز اليومي.

وقت مُخصص للبريد الإلكتروني

لا تقوم بفتح البريد الإلكتروني كل خمسة دقائق من أجل الإطلاع على أحدث المستجدات ، وإنما عليك أن تخصص وقت مُحدد يوميًا تقوم من خلاله بتصفح الإيميل والرد على الرسائل، وتحديد خطة أيصًا للرد عليها،؛ فبعض الأشخاص يقوموا بالرد على رسائل الأمس اليوم ورسائل اليوم غدًّا ، والبعض يقوم بالرد على الرسائل وفقًا لأهمية كل منها وهكذا.

كما أن البعض قد يُخصص نصف ساعة في بداية اليوم وآخر في نهاية اليوم للإطلاع على الرسائل الواردة في الأمس والواردة على مدار اليوم، والبعض يُخصص 20 دقيقة ثلاث مرات في اليوم لفحص البريد، وهكذا يُمكنك أن تحدد الطريقة المناسبة بما تقتضيه طبيعة عملك وأهمية الإطلاع على الرسائل الواردة إليك.

لا تضع خطة مهام خيالية

بعض الأشخاص يعتقدون أن وضع عدد هائل من المهام التي يجب تنفيذها على مدار اليوم سوف يُساعدهم على الإنجاز؛ في حين أن الطبيعة البشرية من المؤكد سوف تنتصر في النهاية على صاحبها وسوف يُصاب بـ الإرهاق الذهني والبدني في منتصف الطريق بشكل يؤكد قطعًا على أنه من الضروري أن يكون الإنسان واقعي عندما يُحدد المهام الي سوف يتم تنفيذها على مدار اليوم.

الاسترخاء والصحة أساس إدارة الوقت

تأكد أن إتمام مهام العمل المختلفة دون الاهتمام بالحصول على قسط كافي من الراحة والاسترخاء والنوم الهادئ والأجازات هو أحد أهم أسباب الإخفاق في إدارة الوقت؛ لأن الذهن المُرهق والبدن المُجهد لن يُسعفا صاحبهما على إتمام أي مهمة، بل إن ذلك سوف يجعله يستغرق وقتًا أطول في تنفيذ كل مهمة ومن ثم إهدار الوقت دون تحقيق الإنجازات المطلوبة.

التعامل مع المهام المتعددة بشكل صحيح

قد يُوضع الإنسان رغمًا عنه في موقف يُلزمه بإتمام عدد كبير جدًا من المهام؛ وهنا لا بُد أن يكون الفرد فطنًا وقادرًا على تنظيم هذه المهام وفقًا لأهمية كل منها ومدى أولوية تنفيذها؛ بحيث يقوم بإتمام الأعمال المهمة ذات الأولوية الأكبر، وتأخير إنجاز المهام التي يُمكن تأجيلها وحذفها من قائمة أعمال ومهام اليوم، حيث أن التنظيم هنا وتحديد عدد من المهام الضرورية فقط غير القابلة للتأجيل سوف يُساعد على الهدوء النفسي والاستقرار الذهني ومن ثم إنجاز جميع الأعمال حاليا ولاحقًا على أتم وجه.

كُن مُدير نفسك

واخيرًا؛ دعونا نعترف أن النظريات الخاصة بإدارة الوقت وأسرار تنظيم الوقت التي توصل إليها البعض قد لا يُمكن تطبيقها مع كل الأشخاص؛ وبالتالي؛ فإن أفضل الناجحين هو من يفهم طبيعة عمله وحياته ويقوم بوضع نظام خاص به هو فقط وفقًا لمقتضيات الظروف التي يمر بها، ومن ثم اكتشاف وسائل جديدة وأسرار أخرى لتنظيم وإدارة الوقت تكون مُفيدة له وربما للآخرين أيضًا.