ارسال السيرة الذاتية عبر الإيميل بطريقة احترافية لنيل الوظيفة

ارسال السيرة الذاتية عبر الإيميل له اسس وقواعد يجب أن تلتزم بها حينما تُقبِل على ارسال السيرة الذاتية لمؤسسةٍ ما، وذلك بغرض الالتحاق بوظيفة لديها، ويجب أن يتم ذلك بطريقة احترافية خالية من الأخطاء الساذجة التي قد تقضي على آمالك في نيل تلك الوظيفة قبل أن تولد، وذلك بعدم الالتفات لرسالتك من الأساس.

وهناك أخطاء شهيرة يقع بها العديد من الباحثين عن عمل عند ارسال السيرة الذاتية عبر الإيميل، لعل أبرزها هو ارسال الايميل فارغ من أي محتوى، مجرد قالب فارغ اللهم إلا من السيرة الذاتية المرفقة، والوظيفة المطلوبة بالـ Subject، وهو ما ينافي المبادئ الأساسية لهذه العملية، وغير ذلك من الأخطاء، لذا نقدم إليكم عبر Kick Career شرح لكيفية ارسال السيرة الذاتية عبر الإيميل بطريقة احترافية، وبدون أخطاء تُضعِف من فرصك.

ارسال السيرة الذاتية عبر الإيميل بطريقة احترافية

كما ذكرنا، فمن المهم لكل من يبحث عن وظيفة الإلمام بكيفية ارسال السيرة الذاتية عبر الإيميل لما لذلك من تأثير مباشر في فرص أن يتم ملاحظة السيرة الذاتية خاصته، ومن ثم نيل فرصة مقابلة عمل من أجل الوظيفة، والتي بها يستطيع أن يثبت أحقيته وكفاءته بالوظيفة المتقدم لها.

من خلال النقاط التالية سنقوم بتوضيح الأمر بصورة تدريجية بدءاً من تحضيرك لملف السيرة الذاتية، مروراً بمحتوى الإيميل المُرسَل، نهايةً بارساله لجهة التوظيف…

الخطوة الأولى: قبل ارسال السيرة الذاتية عبر الإيميل

• اقرأ إعلان التوظيف جيداً – يجب عليك قراءة الإعلان الوظيفي جيداً، والتدقيق في فحواه ومواصفات الوظيفة، كما يجب عليك التركيز على الجزء الأخير من الإعلان والذي يحوي في الغالب الطريقة المفضلة للتقديم على الوظيفة، وبعض الشركات تضع طريقة محددة للإيميل المرسل، وعنوانه، ومحتواه، وأيضاً صيغة السيرة الذاتية، والملفات التي يجب ارفاقها، وهنا يجب عليك الإلتزام بما تجده بالإعلان حتى وإن تعارض مع ما سنذكره هنا بهذا المقال، فالأهم هو أن تحصل على تلك المقابلة الوظيفية!!
• تحديث السيرة الذاتية – يجب أن تلقي نظرة على السيرة الذاتية قبل ارسالها لنيل وظيفةٍ ما، وأن تقوم بتحديثها بحيث يكون المسمى الوظيفي الخاص بك متوافق مع الوظيفة المطلوبة، وأن تقوم بابراز المهارات والمؤهلات التي لديك ومطلوبة بنفس الوقت بالوصف الوظيفي لاعلان التوظيف.
• نوع ملف السيرة الذاتية – هناك موضة حديثة، وهي أن تلجأ لمصمم فوتوشوب أو إليستريتور لتصميم السيرة الذاتية الخاصة بك، ويعطيها لك بالنهاية بملف JPG كصورة لتقوم أنت بتقديمها على هذا النحو، وهذا خطأ كبير، ليس الخطأ في أن تلجأ إلى مصمم، فالتعامل مع مصمم عبر برامج الوورد قد يكون مفيداُ، ولكن السيرة الذاتية لا يتم ارسالها سوى بصيغة Word أو Pdf لا غير ذلك، بالطبع الوورد أفضل ويفضلها العاملين بادارات الموارد البشرية وشركات التوظيف، ولكن الـ pdf يتم قبولها أيضاً.
  غير أن لامتداد الـ pdf ميزة كبيرة كونه مثل الورد يتيح لبرامج الـ ATS البحث خلاله، وفي نفس الوقت يحتفظ بالشكل الأصلي للسيرة الذاتية بدون تغيير، وذلك عكس امتداد الـ Docx الذي قد يتغير بتغير الإصدار الموجود لدى مسؤول التوظيف من برنامج MS Office.
• اسم ملف السيرة الذاتية – يجب أن تسمي ملف السيرة الذاتية باسمك متبوع بالمسمى الوظيفي الذي تقوم بالتقديم عليه، مثال: Ahmad Raafat_Process Engineer.docx ، فهذا الأمر يكون مريح لمسؤولي التوظيف لأنهم في غالب الأمر ينقحون الـ CVs للعديد من الوظائف المفتوحة بنفس الوقت، وبهذا الفعل تتجنب أن يضيع ملف السيرة الذاتية الخاص بك بعيداً عن الـ Pool الخاص بالوظيفة المتقدم لها.
• إيميلك الشخصي فورمال – هذه أيضاً كارثة من الكوارث، فالكثير من الباحثين عن عمل يقع بهذا الخطأ، يجب أن يكون الإيميل الذي سوف تقوم بالتقديم من خلاله فورمال، ونعني بذلك ألا يحتوى على أسماء فكاهية أو رموز وغير ذلك من الأمور.
  مثال لإيميل رسمي هو Ahmed.Raafat@gmail.com ، أو Eng.Ahmed.Raafat@gmail.com وهكذا
  أما الإيميل الذي قد يعطي انطباع سلبي مثل: KingMido@gmail.com أو Momo4ever وغير ذلك من الإيميلات الغير احترافية.
• لا تستخدم الإيميل الرسمي لشركتك – فاذا كنت تشغل وظيفة بشركةٍ ما، ولديك إيميل بها كأن يكون Ahmed.Raafat@CompanyName.com لا تقوم باستخدامه أبداً في المراسلات الخاصة بالتقديم على وظائف بشركات أخرى، فهذا خطأ كبير.

الخطوة الثانية: عنوان ومقدمة ايميل ارسال السيرة الذاتية

• عنوان الإيميل يحوي اسم الوظيفة – حينما تشرع لارسال الإيميل، فأول ما ستقابله هو العنوان (الـ Subject)، ويجب ألا تتركه فارغاً أبداً، فبذلك تكون ببساطة قد قضيت على فرصك>
  فلن يرى مسؤول التوظيف الإيميل المرسل من الأساس؛ كونه يعتمد في تصفية السير الذاتية المرسلة لوظيفةٍ ما على عنوان الإيميل، وصدقني عزيزي الباحث عن وظيفة، فالكثير من الإيميلات المرسلة تكون بدون عنوان، ولا يطلع عليها مسؤولو التوظيف من الأصل!!
  لذا يجب أن تقوم بكتابة المسمى الوظيفي للوظيفة المتقدم لها بالـ Subject ، فاذا كنت متقدم لوظيفة Senior PHP Developer يجب أن تقوم بكتابتها في حقل العنوان بهذا الشكل حيث تلتزم بالحروف الكابيتال ببداية الكلمات، لا أن تكتبها senior php developer، فهذا أمر غير احترافي، ولكن أدوات الجر كـ in ، of لا تبدأها كابيتال، وأيضاً أدوات التعريف كـ the و an وغيرها.
  وفي بعض الأحيان يشترط إعلان التوظيف أن ترفق الكود الخاص بالوظيفة بالعنوان، فيكون شيئاً كـ ECW88 ، هنا يجب عليك الالتزام بذلك، فيمكنك حينها أن تكتب الـ Subject هكذا “Senior PHP Developer, ECW88”.
  
  
• صيغة ايميل ارسال السيرة الذاتية – في محتوى الإيميل، يجب ألا تتركه فارغاً، والكثير من المتقدمين يفعل ذلك، بل يجب عليك كتابة نُبذة مبسطة عنك ومؤهلاتك وما تملكه من مهارات مما يجعلك مناسب لهذه الوظيفة، وهو فعل ذكي يزيد من حماسة مسؤول التوظيف لفتح السيرة الذاتية الخاصة بك، ويزيد من فرصك خاصةً حينما تكون متقدم لوظيفة مرموقة ذات تنافسية عالية.
  وما تفعله هنا هو أمر ككتابة خطاب المقدمة (Cover Letter) ، ولكن بصورة مبسطة، ويكون مقسم لفقرات، فعليك أن تبدأ الإيميل بالتحية، فان كنت تعرف كنية الشخص المخاطب، فيمكنك مخاطبته باسمه، ولكن يختلف الأمر إن كان رجل أو امرأة…
  كأن تكتب Dear Mr. Osama أو أن تكتب Hello Ms. Rania ، وتستطيع أن تخاطبها بـ Miss Rania إن كانت امرأة غير متزوجة، أو Mrs. Rania إن كانت متزوجة، وإن كنت لا تعلم فالأفضل أن تستخدم Ms. Rania، أو المخاطبة باللقب كأن تكتب Dear Eng. Ahmed أو Dear Doctor Dalia ، أما وإن كنت لا تعلم ما إذا كان رجل أو امرأة، فننصحك بالبدء بـ Greetings ، وهو الأمر الأفضل في العموم.
  ثم تبدأ ببعض الكلمات الودية كـ I hope this email finds you well أو I hope you are going great وغير ذلك من البدايات الودية.
  ثم تدخل مباشرةً في السبب من هذه الرسالة كأن تكتب
  I’m writing to express my interest in the position of Network Engineer at ABC Inc. which you advertised at Bayt.com.
  وبعد ذلك تبدأ في ذكر أسباب اهتمامك بهذه الوظيفة، ولماذا أنت مؤهل لها كأن تكتب
  My professional qualifications and skills appear to be well suited to the job requirements. I have over 8 years of experience In …… and have a deep knowledge in the field of….. Moreover, I’m XYZ certified
  ثم تنهي الرسالة بالشكر، واظهار مدى حماستك لاجراء مقابلة عمل للحصول على هذه الوظيفة، فتكتب
  Thank you for considering my application, I look forward to hear back from you for the next step
  وتليها بتحية ختام كـ Best Regards أو Regards أو Best وهكذا.
  وتختم الراسلة بوضع الإمضاء الإلكتروني الخاص بك، وكافة تفاصيل التواصل معك عبر الإيميل و العنوان و المحمول.
  وجدنا أنه من المفيد ارفاق بعض النماذج لصيغة ايميل ارسال السيرة الذاتية ، وذلك من مشاركات متميزة عبر موقع Pinterest …
  
  النموذج الأول:
  

  

  النموذج الثاني:
  
  
  النموذج الثالث:
  
  
  النموذج الرابع:
  
  وللمزيد من نماذج الإيميلات لمختلف المواقف عند التقديم على Job Application يمكنك الوصول لها من هنـــــا
  
  
• إرفاق السيرة الذاتية – لم يتبقى لك سوى ارفاق السيرة الذاتية بالإيميل الذي أنت على وشك ارساله، فقط تأكد من أن الملف أصبح Attached تماماً، وذلك لتجنب ارسال الإيميل بدون أن يكون قد اكتمل تحميل السيرة الذاتية بصورة كاملة.
• المراجعة النهائية – ثم أخيراً تقوم بمراجعة كل ما قد قمت بكتابته مراجعة أخيرة للتأكد من خلوها من أي أخطاء، ثم تضغط ارسال Send.

بعد كل ما تم ذكره، هناك أخطاء أخرى نريد الإشارة لها لتتجنبها عند التقديم على وظيفةٍ ما…

أخطاء عليك تجنبها عند ارسال السيرة الذاتية عبر الإيميل

• محتوى طويل جداً – يجب أن تحرص على أن يكون محتوى الإيميل مختصر ومرتب، فالإطالة قد لا تأتي في صالحك ويكون تأثيرها عكس ما تريد.
• الأخطاء الإملائية – من غير الإحترافي بالمرة وجود أخطاء إملائية بالإيميل؛ حيث تعطي صورة سلبية عنك لمسؤولي التوظيف، لذا يجب عليك مراجعتها جيداً، ويفضل أن تستخدم أحد البرامج أو المواقع المتخصصة في مراجعتها، ولعل أفضلها على الإطلاق هو موقع Grammarly حيث يمكنك انشاء حساب به واستخدام المميزات المجانية منه لمراجعة ما قد تم كتابته.
• بدون سيرة ذاتية مرفقة Attachment – نعم، فقد يدفعك الاهتمام بكل ما سبق نسيان أهم شئ، وهو الـ CV نفسه، لذا تأكد من ارفاقه قبل الإرسال، وكما ذكرنا تأكد من أنه قد تم تحميله على الإيميل بصورة كاملة قبل الضغط على Send.
• عدم الالتزام بشروط الإعلان – قد ذكرنا أن لإعلان التوظيف شروط يجب عليك الإلتزام بها حتى وإن تعارضت مع أي مما ذكرنا، لذا فلا تكتب الوظيفة فقط بالـ Subject إن اشترط الإعلان الوظيفي ارسال كود الوظيفة معه، ولا ترسل السيرة الذاتية بصيغة PDF ان اشترط الإعلان اراسلها بصيغة Word، وتجنب عدم ارفاق خطاب مقدمة أو صور مؤهلاتك وقد أكد الإعلان على إرفاقهم، وهكذا.
• استخدام المساحات السحابية – عليك تجنب ارسال السيفي عبر أنظمة التخزين السحابي كـ Google Grive و Dropbox وغيرهم من النظم، لأن الأمر قد يكون معقد لبعض مسؤولي التوظيف فيتعثر في الوصول إلى سيرتك الذاتية، وهو ما نريد تجنبه بكل التأكيد.
• ارسال الإيميل عدة مرات – هناك من يعتقد بالخطأ أن ارسال الإيميل عدة مرات قد يزيد فرصه في أن يتم التواصل معه، والعكس صحيح! فهذا يكون في الكثير من الأحيان له تأثير سلبي كبير في أن يتم التعامل معه كسبام Spam ويضعه الـ Server في الـ Junk Mail ولا يراه الموظف المسؤول من الأساس.
• الإرسال لعدة شركات مرة واحدة – هذا أيضاً أمر غير احترافي على الإطلاق، وبه رسالة واضحة أنك لست مهتم بالوظيفة المتقدم لها على وجه التحديد، وأنك لست جدي في طلب الوظيفة.

وأخيراً، نود أ نشير إلى أن مسؤول التوظيف ليس دائم التواجد أما الحاسوب في انتظار الإيميلات المرسلة، بل يطلع عليها في كل صباح من يومه الوظيفي، لذا فمن الذكاء ارسال السيرة الذاتية عبر الإيميل في الفترة الصباحية بين الثامنة صباحاً إلى العاشرة صباحاً، فالإيميلات المرسلة بهذا التوقيت هي صاحبة النسبة الأعلى في التواصل من أجل إجراء مقالات عمل.

الصورة الأصلية تم اقتباسها من أحد أعمال Mohamed Hassan من موقع Pixabay